1- مقدمه
آيا تا به حال احساس نكرده‌ايد مانند خرگوش سفيد در داستان آليس در سرزمين عجايب هستيد؟ ... هميشه در عجله‌ايد اما هرگز به آنچه كه مي‌خواهيد نمي‌رسيد. آيا شما هم ساعات طولاني كار مي‌كنيد ولي هميشه اين حس را داريد كه اهدافتان در حال گريز هستند؟
وقتي حمايت از كاركنان كاهش مي‌يابد فشار كار هجوم مي‌آورد و آنها مجبور مي‌شوند سخت‌تر، طولاني‌تر و سريع‌تر كار كنند. مديريت زمان و رويه واگذاري بخشي از وظايف كاري به همكاران، ديگر يك موضوع تجملي نيست. اين مهارت‌هاي اساسي ابقاء شده‌اند. افزايش معلومات و تجربيات و استفاده از روشهاي مديريت زمان باعث افزايش كارآيي و پيشرفت سريع و مستمر در محل كار مي‌شود.
2- تعيين اهداف
قبل از اين كه بخواهيد جزئيات مديريت زمان را مشخص نماييد، مي‌بايست به يك چشم‌انداز گسترده نگاه كنيد. پايه و اساس كار داشتن يك شناخت صحيح از اهداف و اولويت‌هاست. سپس به جاي آشفتگي و تغيير مسيرهايي كه باعث مي‌گردد از موضوع اصلي منحرف و در نتيجه نااميد شويد مي‌توانيد فعاليت‌هاي روزانه را براي پيشبرد اهداف تنظيم كنيد. وقتي اهداف را مشخص مي‌كنيد ويژگي‌هاي زير را در نظر داشته باشيد:
- اهداف بايد مشخص، قابل اندازه گيري، دستيابي و زمان‌بندي باشند.
- اهدافي را مد نظر قرار دهيد كه شما را در حد اعلاي انگيزه‌دهي قرار مي‌دهد و امكان بروز قابليت‌هايتان را فراهم مي‌سازد.
ضروري است كه از ابتدا با حس دستيابي به موفقيت شروع به فعاليت كنيد و اين امر تنها با تعيين اهداف در حيطه منابع، بودجه، چارچوب زماني و محدوديت‌هاي سازماني امكان پذير است. هنگامي كه اهداف كاري را مشخص كرديد آنها را در مقوله‌هاي ذيل سازماندهي كنيد:
- اهداف بلند مدت (شش ماه تا يك سال)
- اهداف ميان مدت (يك تا شش ماه)
- اهداف كوتاه مدت (روزانه، هفتگي، ماهانه)
سه هدف اصلي را در هر مقوله به ترتيب اهميت بنويسيد. برگه اهداف را در دسترس بگذاريد و در آغاز و پايان هر روز كاري به آن مراجعه كنيد. آيا وظايفي كه به آنها معطوف شده‌ايد در راستاي اهداف توضيح داده شده است؟ آيا كمك مي‌كنند كه به اولويت‌هايتان برسيد و آنها را كامل كنيد؟ هميشه كارهاي اداري اضافي و غيرقابل پيش بيني كه به طور خودكار سر مي‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز كاري (در حدود ۸۰ درصد) بايد به فعاليت‌هايي كه مربوط به اهداف است، اختصاص پيدا كند.
اگر مي‌بينيد بخش عمده‌اي از وقتتان صرف كارهايي مي‌شود كه در رسيدن به اولويت‌ها كمك نمي‌كند يك ارزيابي مجدد و جدي ضروري است. به عقب برگرديد و عواملي را كه باعث اتلاف وقت مي‌شود شناسايي كنيد. راه‌هايي را جستجو نماييد كه اين مزاحمت‌ها را از بين مي‌برد و تلاش نماييد تا كارها را به صورت مناسب بين نيروهاي كاري تقسيم كنيد.
3- تحليل عوامل اتلاف وقت
اغلب اوقات اتلاف كننده‌هاي وقت، روز ما را به هم مي‌ريزند و مانع از اين مي‌شوند كه ما روي اهدافمان تمركز كنيم. در حالي كه با نااميدي احساس مي‌نماييد در زمان گير افتاده‌ايد با يك يا چند تغيير ساده مي‌توانيد عوامل اتلاف وقت را از بين ببريد. براي مدتي درنگ نموده و آنچه را كه مهمترين استفاده از وقتتان به حساب مي‌آيد، بررسي كنيد. سپس عامل ويژه‌اي را كه ممكن است در اين استفاده ترجيحي از وقت دخالت كند، مشخص سازيد.
3-1- مهمترين عوامل اتلاف وقت
- جلسات غير ضروري
- ميز يا محدوده كار نابسامان
- تلفن‌هاي غيرضروري
- صرف وقت زياد براي پاسخگويي به نامه‌ها
- دسته بندي اوراق بيش از يك بار در روز و صرف زمان طولاني براي سازماندهي آنها
- مشكل داشتن با تكنولوژي(اختلال در كار كامپيوترها)
- صرف وقت زياد در ترسيم برنامه‌هاي كاري براي ديگران
- اختصاص زمان طولاني به برنامه ريزي
- اختصاص زمان طولاني به تحليل اشتباهات
- اختصاص زمان طولاني به پروژه مستندسازي
- تلاش بيهوده براي جلب توجه ديگران به كارهاي انجام شده
- انجام كارهايي كه مي‌توان به ديگران محول نمود.
- انجام كار بدون بازده در اوج خستگي
- تغيير برنامه زمان بندي سفرها
- تغيير اولويت‌ها به خاطر تغيير مديريت‌ها
ليست عوامل اتلاف وقت را بررسي و مواردي را كه با آن مواجه هستيد، علامت بزنيد. سپس مهم ترين آنها را از ۱ تا ۵ شماره گذاري كنيد. شماره ۵ نامناسب ترين وضعيت است.
شايد انرژي و حواس شما صرف جلسات غيرضروري و كارهاي اداري بي‌پايان مي‌شود. جلساتي را كه بايد در آن شركت كنيد، بررسي نماييد. بدون اين فرض خودكار كه حضورتان در جلسات مورد نياز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال كنيد. خواهيد ديد كه اغلب اوقات حضورتان ضروري نيست. هم چنين بپرسيد آيا امكانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار كنند تا صبح‌ها را براي كاري كه فكر خلاق مي‌خواهد، كنار بگذاريد. به عنوان يك شركت كننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شويد.
ممكن است بخش عمده‌اي از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها (به خصوص نامه‌هاي الكترونيكي) شود. از همكارانتان درخواست كنيد كه رونوشت همه نامه‌ها را برايتان ارسال نكنند، مگر آن كه اطلاعات آنها مستقيماً مربوط به شما باشد. هم چنين به آنها بگوييد به نامه‌اي پاسخ نمي‌دهيد مگر اين كه واقعاً نياز به پاسخ داشته باشد. پيشنهاد كنيد فرستنده‌هاي نامه‌ها بيشتر از جزئيات، روي محتوا و چارچوب زماني براي پاسخگويي تمركز نمايند و مهم‌تر از همه اين كه قاعده‌اي براي بررسي نامه‌ها بگذاريد. به عنوان مثال بيشتر از يك بار در روز سراغ نامه‌ها نرويد. البته در برخي مواقع اين امر امكان پذير نيست. اما اين اصل را تعيين كنيد تا مطمئن شويد كه فرايند افكارتان دائماً با مانع مواجه نمي‌شود. گاهي اوقات ساده‌ترين تغييرات يك اثر عميق دارد.
3-2- كاهش وقفه‌ها و نگهداري تمركز با اجراي چند اصل ساده
- تمام تماس‌هاي تلفني انجام شده را مرور كنيد و براي پاسخگويي به آنها وقت مشخصي اختصاص دهيد.
- افراد را تشويق كنيد كه مسئله كاري خود را از طريق پست صوتي يا پست الكترونيكي با شما در ميان بگذارند.
- پيام‌هاي كتبي و الكترونيكي را در يك محدوده زماني مشخص بررسي كنيد.
- از افراد بخواهيد كه نامه‌هاي الكترونيكي غير ضروري را براي شما نفرستند.
- هر روز را با ملاقات كوتاه همكاران آغاز نماييد. سپس يك دوره كاري بدون وقفه داشته باشيد و به افراد بگوييد چه موقع در دسترس خواهيد بود.
- در مكالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلي بپردازيد. به عنوان مثال با گفتن اين عبارات «آنچه را كه بايد درباره آن بحث كنيم اين نكته است» يا «يك مورد ديگر قبل از اين كه شما برويد» كه نشان مي‌دهد شما مي‌خواهيد گفتگو را تمام كنيد.
- افراد پرگو را با گفتن اين عبارت متوقف كنيد: «من چه كاري مي‌توانم براي شما انجام دهم؟»
يك شوخي كوچك را تجربه كنيد: وقتي شخصي مي‌گويد امكان دارد يك دقيقه وقتتان را بگيرم؟ بگوييد حتماً و با خنده زمان‌سنج را براي اندازه گيري يك دقيقه تنظيم كنيد. - از بهمن كاغذ فرار كنيد.
3-3- برگه‌ها و اسناد
بسياري از اوقات اوراقي كه دور و بر ماست مانع تمركز بر روي اولويت‌ها مي‌شود. هيچ قاعده كلي براي اين كه چگونه اوراق را مديريت كنيم، وجود ندارد. اين موضوع بستگي به روش خود فرد دارد. بعضي از افراد اگر به وسيله مقدار زيادي از مواد خواندني محاصره شوند احساس راحتي مي‌كنند در حالي كه افرادي هم هستند كه تنها يك ميز خلوت زمينه ساز افكار واضح آنها مي‌شود. مهم است كه از تمايل و سطح رضايت خود آگاه شويد و يك سيستم را براي سازماندهي اوراق توسعه دهيد.
البته اگر وقت ارزشمندي را در جستجوي اسناد هدر مي‌دهيد و مجبوريد بارها و بارها اوراق را تفحص كنيد، اتخاذ يك روش جديد مورد نياز است. اين رويه را امتحان كنيد: اگر تعيين محل سند بيش از ۳۰ ثانيه طول كشيد، بايد سيستم را تغيير دهيد. به جاي آن كه اجازه دهيد كارهاي عقب افتاده اداري باعث ترافيك روي ميزتان شود، هر قطعه كاغذ را ارزيابي كنيد و مشخص نماييد كه آيا بايد آن را كنار بگذاريد، از آن استفاده نماييد و يا فوراً آن را بايگاني كنيد.
كم‌توجهي به سيستم بايگاني مدارك مي‌تواند شما را گرفتار سازد. اگرچه ممكن است شما براي بايگاني و دسترسي به مدارك به كارمندان اجرايي تكيه كنيد، اما بهتر است يك سيستم مخصوص به خودتان داشته باشيد. در اين صورت اگر يكي از همكاران در دسترس نباشد، خود را در پيدا كردن سندي كه به آن نياز فوري داريد، ناكام نمي‌بينيد. ضمناً همكارانتان را هم تشويق كنيد كه از يك رويه سيستماتيك براي تسهيل دسترسي و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو براي بايگاني استفاده نمايند.
3-4- چند نكته براي بايگاني مدارك
- اوراق را قبل از بايگاني كردن تاريخ بگذاريد.
- كاغذهاي توده شده را بررسي نماييد، مواردي را كه نياز نداريد كنار بگذاريد و مدارك اساسي‌تر را جايگزين آنها سازيد.
- پاكت نامه‌هاي باز نشده را كه در رابطه با كار شما نيست دور بريزيد مگر اين كه نشاني پستي آن مشخص باشد.
- مدارك امور جاري را در قسمت جلوي قفسه پرونده‌ها بگذاريد.
- پرونده‌ها را درون هر مقوله به صورت الفبايي مرتب كنيد.
- ۱۰ سانتيمتر از فضاي هر قفسه را خالي بگذاريد. به قدري كه به اوراق آسان تر دسترسي داشته باشيد.
- بر روي قفسه‌ها برچسب بزنيد.
- پرونده كارهاي در دست اقدام را نزديك ميزتان بگذاريد.
- هر گاه يك كاغذ از پرونده‌ها بر مي‌داريد روي آن يك علامت بگذاريد تا بدانيد كه برگه بعداً بايد بايگاني شود و يا از بين برود.
- يك فهرست از پرونده‌ها تهيه نماييد.
4- محيط كار مناسب
ممكن است ناگهان دريابيد كه توانايي‌هايتان در انجام وظايف كاهش يافته است و بعد از چند ساعتي كه از زمان شروع كار مي‌گذرد سردرد مي‌گيريد. به محيط كار خود دقت نماييد. شايد وسايلي كه با آن سر و كار داريد در وضعيت مناسبي نيست. به عنوان مثال نمايشگر رايانه هم سطح چشمتان نيست و...
براي ترويج خلاقيت و بهره‌وري يك محيط راحت و سالم ضروري است. محل كارتان را بررسي كنيد تا دريابيد چگونه ممكن است سطح توان جسمي و ذهني شما را در خود حل كند. وقتي كه همزمان در حال كار با سند چاپي و رايانه هستيد از يك نگهدارنده سند استفاده كنيد. از خم كردن مچ دست به هنگام كار با رايانه و طبيعتاً ضايعات ناشي از آن خودداري نماييد. صفحه كليد را روي يك سطح كه در زير ميز به صورت كشويي حركت مي‌كند قرار دهيد. صندلي و پشتي آن بايد راحت باشد و تحمل وزن و حركات شما را داشته باشد. ترجيحاً از يك زيرپايي استفاده كنيد. اين مسائل بسيار ساده هستند، اما متعجب مي‌شويد اگر ببينيد و بشنويد چگونه افرادي كه مي‌توانند پروژه‌هاي ذهني شگفت‌انگيز اجرا كنند از اصول ابتدايي راحتي و آرامش غافلند.
5- كنترل زمان تلفن
قبل از تماس تلفني اين سؤالات را از خودتان بپرسيد:
- من به چه اطلاعاتي نياز دارم؟
- آيا اين تماس سريع‌ترين راه دسترسي به اطلاعات است؟
- آيا يك نامه الكترونيكي موثرتر نيست؟
- چگونه مي‌توانم اين گفت وگو را كوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره كنم بدون اين كه صحبت‌ها بدساخت و ابتدايي به نظر بيايد؟
براي اين كه يك تماس تلفني مؤثر باشد يك فهرست اولويت بندي شده از مواردي كه بايد درباره آن بحث كنيد تهيه نماييد. هر مطلبي را كه فكر مي‌كنيد در طول مكالمه به آن مراجعه خواهيد كرد در دسترس بگذاريد. گفت وگو را با لحن ايجاز و اختصار شروع كنيد. به عنوان مثال: «من نمي‌خواهم زياد وقت شما را بگيرم» يا «من مي‌دانم كه هر دوي ما خيلي گرفتار هستيم».
وقتي كه نمي‌دانيد مستقيماً با شخص مورد نظر صحبت خواهيد كرد يا نه، براي گذاشتن پيام برنامه‌ريزي كنيد. قبل از گذاشتن پيام يك نفس عميق بكشيد، سپس به صورت فشرده صحبت كنيد. اگر شخصي كه به او زنگ مي‌زنيد شما را نمي‌شناسد، ابتدا اسمتان را بگوييد و اگر نام ساده‌اي نيست آن را هجي كنيد، البته به آهستگي، تا شخصي كه به پيام گوش مي‌دهد بتواند آن را بنويسد. نام محل كارتان را هم بگوييد. سپس مهمترين مسئله را به طور سريع توضيح دهيد. شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهاي مكالمه بگوييد و اگر پاسخ نيازمند يك گفتگو است يادآوري نماييد كه چه موقع در دسترس هستيد.
6- واگذاري بخشي از مسئوليت‌ها
بسياري از افراد در صورت واگذاري كار به ديگران دچار آشفتگي مي‌شوند. بدون محول نمودن بخشي از فعاليت‌ها به ديگران هرگز نمي‌توانيد وقتتان را تحت فرمان داشته باشيد. اين رويه اجازه مي‌دهد روز كاري را با تأكيد بر اولويت‌ها سپري نماييد. بدون اعتماد به ديگران در انجام كارها در جزئيات كم اهميت غرق مي‌شويد و قادر نخواهيد بود انرژي و توانتان را به سمت اهداف هدايت كنيد. چند مسئله اساسي وجود دارد كه افراد را از اجراي اين روش دور نگه مي‌دارد. درباره موردي كه مانع كار شماست فكر كنيد:
- مسئله اول: «هيچ كس وظايف را آن طوري كه من انجام مي‌دهم، انجام نمي‌دهد.» ممكن است اين مسئله حقيقت داشته باشد كه برخي از وظايف پيچيده‌تر را شما انجام مي‌دهيد، اما احتمالاً اين حقيقت ندارد كه همه فعاليت‌هاي شما در بالاترين حد پيچيدگي است. اگر غرورتان اجازه نمي‌دهد بپذيريد فرد ديگري مي‌تواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشيد كه ممكن است آن شخص وظايف را به قدر كافي رضايتبخش انجام دهد.
- مسئله دوم: «هيچ كس مانند خود من اين وظايف خاص را سريع انجام نمي‌دهد.» ممكن است اين نكته هم حقيقت داشته باشد. اما اگر شخص ديگري مي‌تواند وظايف را با توجه به فرجه زماني تعيين شده به قدر كافي سريع انجام دهد و در روال جاري نگه دارد، پس مي‌توانيد بخشي از مسئوليت‌ها را به او بسپاريد.
- مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله‌اي را چند بار توضيح دهم، خودم آن را انجام مي‌دهم حتي با سرعت بيشتر و بهتر». ممكن است اولين بار كه مي‌خواهيد كاري را به شخص ديگري واگذار كنيد، مجبور شويد آن را توضيح دهيد. هم چنين امكان دارد مجبور شويد اين كار را براي بار دوم، سوم و چهارم نيز تكرار نماييد. اين رويه موقتي است و همكاران به تدريج كار را ياد مي‌گيرند؛ تا حدي كه نياز به توضيح بيشتري نيست و شما هم در نهايت وقت خود را ذخيره مي‌كنيد.
با تقسيم بندي فعاليت‌ها در سه سطح مي‌توانيد يك روش كاري جديد در پيش بگيريد:
(1) وظايفي كه مطمئن هستيد فقط خودتان مي‌توانيد آنها را انجام دهيد.
(2) وظايفي كه ممكن است شخص ديگري قادر به انجام آن در سطح قابل قبولي باشد، حتي اگر شما در انجام آن سريع تر و بهتر هستيد.
(3) وظايفي كه يقيناً فرد ديگر به خوبي شما قادر به انجام آن هست.
با محول نمودن وظايف سطح ۳ شروع كنيد. به تدريج مي‌توانيد شخصي را براي انجام كارهاي سطح ۲ آموزش دهيد. اين كار باعث مي‌شود وقت بيشتري داشته باشيد و روي اولويت‌هايتان كه وظايف سطح ۱ است تمركز كنيد. واگذاري مسئوليت‌ها را ضمن ارائه آموزش‌هاي ويژه انجام دهيد. سطح واگذاري وظايف بستگي به قابليت‌ها و تجربيات شخصي دارد كه كار به او محول مي‌شود. در كل صرف يك مقدار زمان بيشتر براي آموزش، وقت را براي تشريح مسائل و مرور بعدي آنها ذخيره خواهد كرد. مطمئن شويد شخصي كه مسئوليت‌ها را به او مي‌سپاريد در مورد مسائل ذيل اطلاع كافي دارد:
- اهداف، اولويت‌ها، فرصت زماني، اهميت كارها
- نحوه اطلاع يابي از منابع و افرادي كه مي‌توان در موقع نياز به آنها مراجعه كرد.
به خاطر داشته باشيد كه انگيزه اصلي در واگذاري مسئوليت‌ها به دست آوردن نتيجه مطلوب است. براي تقويت روحيه كاري، در محدوده‌هاي مشخص براي همكاران مسئوليت‌هاي جديد تعريف كنيد و به منظور نشان دادن اعتماد به توانايي‌هاي ايشان، منابع و امكانات كافي براي انجام كار فراهم نماييد و يا توضيح دهيد چگونه مي‌توانند به آن منابع دسترسي پيدا كنند. در مورد بازتاب‌ها و مسائل مربوط به كار سؤال كنيد و صبور باشيد. به كسي كه مسئوليتي را واگذار نموده‌ايد زمان كافي بدهيد تا سرعت بگيرد.
صرف وقت كم در آموزش زيان‌هاي اساسي به همراه خواهد داشت. گاهي اوقات محول نمودن مسئوليت يك ذخيره كننده فوري وقت است و گاهي يك سرمايه گذاري درازمدت است. اما در نهايت صرف وقت بيشتر روي اولويت‌ها و اهداف، هميشه يك سرمايه گذاري ارزشمند است و اصول هدايتي ذكرشده پشتيبان شيوه‌هاي مديريت زمان است.
